Het moderne bedrijfsleven heeft volledig nieuwe normen. U moet veel sneller werken, veel mobieler zijn en zorgen voor informatiebeveiliging. Dit bedragen een enorme last voor het manager, maar moderne ontwikkelingen koppeltjes ons in staat om al deze problemen op te lossen en ons te concentreren op het bedrijfsleven.
Virtuele datarooms zijn een product dat zich onderscheidt door een geïntegreerde aanpak voordat het oplossen van bedrijfsproblemen plus de hoogste mate van geloofwaardigheid. Dit is een datawarehouse waarmee u:
- deel bestanden ongetwijfeld en beheer het gebruik volledig
- documenten veilig opslaan en overzichtelijk ordenen
- stroomlijn workflows en bespaar veel tijd
Veilige informatieoverdracht
zijn het eerste en belangrijkste mogelijkheid vanwege documenten veilig te delen. Zeker veilige uitwisseling is noodzakelijk om een deal te sluiten, buiten tijd te verliezen tijdens onderhandelingen, geen verliezen te lijden mits gevolg van informatielekken. Om bestanden te kunnen delen, hebt de het volgende nodig:
- maak een persoonlijk account aan (dit duurt maximaal vijftien minuten)
- upload de gewenste bestand
- stel bestandstoegangsparameters in
Dankzij flexibele toegangsparameters kunt u de gewenste werkmodus met het document configureren. U kunt de watermerkfunctie gebruiken om de originaliteit betreffende documenten te bevestigen, een speciale beveiligde weergavemodus activeren. U kunt de toegang tot het bestand ook beperken op IP-adres, tijdsbestek en u kunt de toegang ook op elk gewenst minuut annuleren. Zelfs nadat het bestand is gedownload.
Tijdens de gegevensoverdracht worden de nieuwste protocollen gebruikt, die als het meest betrouwbare werden beschouwd. Zeker andere optie voor gegevensbescherming is multi-level authenticatie. Om te beginnen met werken, moet de gebruiker zijn identiteit in verschillende fasen bevestigen.
De beste manier om documentatie op bij slaan
Virtuele datarooms zijn niet alleen de juiste manier om documenten te componenten, maar ze ook op erbij slaan. De nadelen van jullie bewaren van papierwerk zijn duidelijk. Opslag op computers of harde schijven is een handiger optie, niet de meest betrouwbare.
Ten eerste, als jij documenten opslaat op een werkcomputer of op een harde opslagmedium, is de toegang tot dossiers beperkt. Dankzij heeft u 24/7 toegang tot data en elk apparaat. Hierdoor is u productiever en kunt u taken op elk gewenst moment voltooien.
Ten tweede zijn virtuele datarooms de veiligste optie. Jij zult nooit gegevens verliezen, daar ze in verschillende back-ups zijn. En dankzij speciale protocollen ervoor bescherming tegen natuurrampen slaan servers uw gegevens altijd op. Ook zorgt beveiliging op meerdere niveaus ervoor dat niemand anders uw gegevens kan gebruiken.
Een nieuw niveau van workflow
Het is ook belangrijk om te begrijpen dat virtuele ruimtes workflows optimaliseren. Doordachte functionaliteit garandeert veel kansen voor gemakkelijk werken met bestanden. Op kunt u:
- vergeet het veranderen van formaten, dit gebeurt allemaal automatisch
- lang laden, zelfs het grootste aantal documenten laadt zeer snel
- vind snel jullie bestanden die u nodig hebt dankzij intelligent zoeken
- werken in ettelijke talen
- werk aan documentatie met jouw collega’s
- Bekijk rapporten over hoe partners of medewerkers met documenten werkten
- instellingen configureren voor een hele groep documenten, groepsmailings instellen, gegevens regelen en nog veel meer